월요일과 임원

핵심 요약

• 매주 월요일 타성적으로 열리는 임원회의는 협업 없이 사장의 훈시와 경청 과시에 그치는 경우가 많다
• 별일 없으면 회의를 생략하고, 모임이 필요할 때는 목적을 분명히 해야 한다
• 협업회의는 목요일이 더 효과적일 수 있으며, 온라인 협업 도구로 회의 없이도 협업 효과를 낼 수 있다

타성에 젖은 임원회의, 협업 없는 사장의 훈시

중견기업 B사는 임원회의를 매주 월요일마다 타성적으로 하고 있다. 회의에서 구체적으로 논의해 결정하는 것도 사실상 없다. 어찌 보면 차나 한잔하면서 담소하는 수준으로, 사장은 임원회의를 통해 본인이 경청하고 있다는 사실을 과시하는 것에 불과할 수 있다.

임원이 존재하는 기업에서는 대부분 임원회의를 정기적으로 한다. 월요일 아침에 교통체증이 발생하는 것은 바로 한 주를 시작하는 월요일마다 회의를 하기 때문이다. 매주 논의하고 결정해야 할 일이 그렇게도 많을까? 그것도 월요일 업무 시작 1시간 전에 말이다. 회의는 같이 일하는 협업의 가장 보편적인 방법이다. 그렇다면 임원회의에서는 협업을 하고 있는 것일까? 사장의 훈시라면 공지 사항으로 알리면 될 일이다. 회사에 바라는 것은? 지원할 것은? 매번 회의 때마다 이에 대해 묻지만 임원쯤 되는 사람들이 그 자리에서 이런저런 요구 사항을 말하는 것은 경륜상 어울리지 않는다. 종종 외부에서 온 신입 임원이 순진하게 말하곤 한다. 몇 번의 임원회의를 거치다 보면 말수가 줄어들게 된다. 계속 말한다면 눈치가 없는 것이다. 그러다가는 조만간 임원회의 참석자 명단에서 빠질 수 있다.

사장은 이야기하고 임원은 받아 적는 모습은 협업이 없었던 박근혜 전 대통령의 국무회의에서 자주 본 광경이다.

필요 없으면 회의를 생략하라, 모일 땐 목적부터 명확히

별일 없으면 임원회의를 안 하는 것이 낫다. 중요한 사항은 매번 보고하고 의논해서 결정한다. 필요한 사람은 모두 모인다. 삼성처럼 교육을 하는 것은 나름 의미가 있다. 하지만 사실 그것도 문제다. 이미 아는 내용일 때에도 참석해야 할까? 책도 읽었는데 말이다.

다 같이 한 번쯤 모여야 한다면 목적을 분명히 한다. 사장의 생각을 임직원에게 침투시키기 위한 자리도 필요하다. 그럴 때는 모두 모이도록 해야 한다. 사장의 표정, 말의 강약을 직접 듣게 하는 것이 글보다 훨씬 더 효과적이기 때문이다. 그런 경우 월요일 아침에 사장과 1시간 정도 사장과 소통하는 것은 다른 무엇보다 소중할 수 있다. 사장의 지시 사항에 대한 이행 정도를 공유하는 것도 의미가 있다. 임원 간에 경쟁과 자극이 될 수 있기 때문이다. 시간도 부족한 임원들을 기왕 모이게 했으니, 서로 돕도록 격려하고 조정하는(facilitating) 자리가 된다면 좋을 것이다. 사장이 옆에 있으니 잘 협력하는 모습을 보이려고 할 것이다. 정말로 어려움이 있거나, 상대방 임원에게 불만이 있다면 말할 수 있도록 해야 한다. 이슈가 없다면 그냥 차나 한잔하면서 담소하는 자리로 만들어 본다. 편안한 마음으로 이야기하다가 중요한 의사결정을 하는 경우도 있기 때문이다. 종종 월요일 임원회의를 생략해 보자. 가족과 함께하는 편안한 일요일 저녁이 될 것이다.

회의는 협업의 가장 보편적인 방법이지만, 목적 없이 타성에 젖은 회의는 오히려 협업을 가로막는다. 진짜 필요한 것은 모임의 빈도가 아니라 명확한 목적이다.

협업회의는 목요일이 효과적인 이유

협업회의는 목요일이 좋을 수 있다. 잘 끝났으면 하루 뒤 즐거운 주말이 될 것이고, 부족한 점이 있으면 보완할 시간이 하루 더 있기 때문이다.

콜라플 비우고 채우기 의미 있는 임원회의가 되도록 하자는 생각을 모든 사장이 하고 있다. 주제도 정해서 미리 공지하기도 한다. 그럼에도 불구하고 타성에 젖어서 이어 가고 있는 건 아닌지 되돌아봐야 한다. 임무를 나누어 잘하고 있고, 같이 의논할 것도 없거나, 전체가 아닌 일부에만 해당되는데도 모든 임원을 모이게 할 필요는 없다. 물론 특정 부분에 대한 이슈를 관련 없는 임원이 참여해서 해결 방안을 찾는 경우도 많다. 그러나 그것은 그렇게 할 준비가 되어 있을 경우에만 해당된다. 협업팀이 성과를 내려면 역할 없는 구성원을 제외할 필요가 있다.

국내 기업 회의 문화의 세 가지 실패 유형

실패 사례 대한상공회의소가 2017년 2월에 직장인 1천 명을 대상으로 조사해 발표한 국내 기업 회의 문화의 세 가지 문제점이다.

⑴ 다 모아! 많은 인원이 모이면 뭐라도 나올 것 아니냐는 다다익선. ⑵ 일단 모여! 일단 모여서 이야기하다 보면 뭐라도 나올 것 아니냐는 습관성. ⑶ 넌 대답만 해! 상사가 발언을 독점하는 회의. 본인이 하고 싶은 말만 하고 듣지는 않는 회의로 행정부와 입법부 사이에 협업을 찾아보기 힘든 국정감사가 대표적이다.

온라인 협업 도구로 회의 없이 협업 효과 내기

성공 사례 문재인 대통령은 월요일 일찍 회의를 하면 일요일에 근무를 하게 되니 월요일 오후에 회의를 하는 것이 어떻겠냐고 제안했다. 그룹웨어와 같은 협업 도구를 이용해 같은 시간에 같은 장소에 모이지 않은 채 여러 사람의 의견이 필요한 사안을 게시하면 여러 사람이 댓글을 다는 방식으로 회의의 효과를 낼 수 있다. 의사결정을 위한 투표 등의 도구도 쉽게 쓸 수 있다. 삼성전자는‘모자이크’라는 온라인 협업 도구를 활용해 개방형 토론, 새로운 아이디어 제안, 누구나 묻고 대답하기 등 다수의 사람들이 집합적으로 지적 활동을 하도록 해 집단지성의 성과물을 얻고 있다.

*『콜라플 — 협업하는 인간, 강해지는 조직』(2018) 중에서*